まとまりのない会議は多い。
というよりもまとまりの無い、非効率な会議の方が体感としてはむしろ多い。
（その現状を改善できていない点に反省感はある）
個人的に会議を非効率にし、時間を伸ばし、混乱させる問題は「論点の整理と目線合わせ」と認識する。
1DAYインターンに来る学生の議論を見ていても、あるいは経営の会議に出席していても、頻繁にこの問題にぶつかることになる。
論点の整理と目線合わせとは？
端的に言うと会議のすべてのタイミングで「今何のために、何について話すべきか」を明確化し、共通認識化することだ。
会議の前段で以下のすり合わせができた上で、議論のポイントがずれなければ会議は比較的うまくいく。
- この会議の目的はここに結論を出すことだ
- そのためには明確に解決すべき論点が5つある
- それぞれの論点の関係性から、論点はこの順番で議論する
- では、まずこの論点から話しましょう
逆に意識していないと、論点はどんどんとずれていく。
論点がずれていると何が起こるか？
論点がずれている時に何が起こるか。
皆が思い思いに自分の観点から話をする、その中で論点がずれることがある、一度論点がずれるとコントロールが効かなくなる。
話がそのままずれていく中で、一部の参加者は「そもそも今何を話しているのか？」がわからなくなる。
更に状況を悪化させるのは、会議に参加している以上「発言をしなければ」という義務感を持つ人だ。
そして状況がわからない中で、なにか言えることを、と議論の中の些末なことに発言をする、そして、会議の目的に関係なく、認識がすり合わない議論が続いて皆疲弊していく。
誰も嬉しくない、そんな会議になってしまう。
カオスな会議はだいたいこれ
会議が長い、話が噛み合っていない、という場合はだいたい「今何を話すべきか」がずれている。
複数の論点が絡み合っていたり、前提が擦り合っていないために、議論が空中線になっていて噛み合わなくなってしまう。
個人的な経験としては、準備が全くできていない会議は論外として、準備された会議が破綻するのはこれが原因になっているのが大半だ。
論点を合わせるには？
大事なのは以下の点だ。
- 事前に論点設計を行う
- 何をどういう順番で決めればいいのか
- 決めるにあたっての大きなポイントはどこなのか
- 論点の順番には留意する
- 必ず大枠から先に決め、徐々に具体的に落とし込む
- 前提が決まらないまま具体的な話をするとカオス
- 今何が話されているのかは常に明確にする
- 今話している論点はこれだ、と明示する
- ずれたと思ったらすぐに議論を止めて、論点の認識統一をする
オンライン会議だとなお大事。物理的な目線合わせを意識する
COVID-19を踏まえ、オンライン会議が増えている。
オンライン会議の場合、メンバーの意識合わせや、目線合わせが難しい。
オンラインコラボレーションツールのMiroを使うなどして、目線も合わせながら進めていきたい。